Les outils de gestion pour les espaces publiques numériques


Compte-rendu de la rencontre du jeudi 26 avril 2007

Introduction et rappels des objectifs

Après les vœux de bienvenue exprimés par la direction du CIJ du Val d’Oise et par Olivier LACOMBE (coordinateur des Points Information Jeunesse du Val d’Oise), les objectifs de la journée ont été présentés par Loïc DAYOT et Amaury FRUCHARD (association « Jeudis des EPN » :
- le partage de solutions de gestion mises en œuvre dans les EPN,
- la découverte des outils de gestion d’EPN,
- des discutions autour des besoins couverts et non couverts dans les domaines administratifs, techniques, pédagogiques et d’évaluation.

Pour animer cette journée, l’association « Jeudis des EPN » a fait appel à Fabien LAMBERT (CRIJ Picardie) pour sa connaissance transversale des outils de gestion d’EPN (formation dédiée mise en place fin 2006 pour les sites Points Cyb et Picardie en ligne - label Conseil régional - en région Picardie).

Présentation des différents logiciels

La matinée a été consacrée à une présentation minutée de chaque outil de gestion par son concepteur (EPNadmin, Adonis, Cybermin), un de ses représentants (Cartus) ou un de ses utilisateurs (Cyberlux).

En outre, le portail Cyber-base a été présenté, même s’il ne constitue pas un outil de gestion en lui-même et que son usage reste limité aux structures labellisées par la Caisse des Dépôts (Cyber-bases).

Présentation du Portail Cyber-base
(Jean-Gabriel MINEL – Caisse des Dépôts)

Le portail Cyber-base est le maillon fort du réseau des cyber-bases puisqu’il constitue, outre un outil d’échanges entre toutes les structures labellisées et la Caisse des Dépôts (forums, permanences juridiques, etc), une solution de gestion du parc informatique d’une structure. De plus, il permet d’obtenir des statistiques détaillées sur la fréquentation de sa salle puisqu’il offre la possibilité de gérer ses usagers.
L’accès au portail n’est possible qu’aux structures labellisées cyber-bases (représentant un coût d’environ 2.000 euros par an).

http://www.cyber-base.org/

Présentation de Cartus
(Farid BEN-MALEK – Association Villes Internet)

Cartus est un système qui permet une démarche d’évaluation des pratiques des usagers d’un EPN. Il est constitué d’un espace d’expression des usagers et d’un espace d’analyse dédié à l’animateur (ou au responsable d’EPN). A chaque nouvel usage, l’internaute fréquentant l’EPN se doit de déclarer son activité au travers de 9 champs (vie privée, vie quotidienne, loisirs, culture, éducation, emploi, économie, administration, citoyenneté), ce qui peut sembler contraignant si aucun accompagnement n’est réalisé en amont par l’EPN. A terme, Cartus pourra servir de base à l’observation des pratiques des usagers des EPN sur l’ensemble du territoire national. Son utilisation est payante : de 2.000 à 30.000 euros en fonction de la taille de la collectivité).
A noter que le CIJ Val d’Oise est en phase d’utilisation du dispositif Cartus, qui ne semble à priori souffrir d’aucune réticence de la part des usagers du Point Cyb.

http://www.villes-internet.net/UPLO...

Présentation d’Adonis
(Cyril HENAULT – PIJ/Point Cyb de Noisy-le-Roi - 78)

Adonis est un logiciel spécifiquement développé pour la gestion administrative des usagers du PIJ et du Point Cyb de Noisy-le-Roi. Il permet de :
recueillir des statistiques de fréquentation d’un espace
réaliser des enquêtes qualitatives et quantitatives (module Orion)
gérer des petites annonces (module Sothis)
Son utilisation s’adapte réellement à la problématique des PIJ et Points Cyb sur la base des indicateurs annuels demandés par le Ministère de la Jeunesse et des Sports.

http://www.rij-adonis.com/doc/Plaqu...

Présentation de Cyberlux
(Sébastien REINDERS – EPN de Malmedy - Belgique)

Cyberlux est un logiciel commercial développé par la société belge Data-Concept (http://www.data-concept.eu). Il permet une gestion applicative de la surveillance d’un EPN (monitoring), de la sécurité et de la sauvegarde des logs (imposé légalement en France pour une durée d’un an pour toute structure offrant un accès Internet). Il n’offre aucune possibilité d’établir des statistiques sur le public contrairement aux logiciels présentés plus haut.

Destiné avant tout à des structures de type cybercafé, il peut être couplé à un logiciel offrant une gestion administrative d’un parc pouvant servir les objectifs d’un EPN. Son utilisation est gratuite pour un parc de 6 machines (poste administrateur inclus).

Plusieurs logiciels offrent les même possibilités dans le monde du Logiciel Libre :
UltraVNC (monitoring, prise de contrôle à distance) – version francisée de VNC (http://www.ultravnc.fr/)
HERMES (surveillance des écrans , prise de contrôle et diffusion multipostes) – (http://perso.orange.fr/jgressier/Sa...)

http://www.data-concept.eu/index.ph...

Présentation d’EPNadmin
(Loïc DAYOT – Arobase de Pierrefitte/Seine - 93)

Développé initialement pour la gestion des EPN de la ville de Pierrefitte/Seine, EPNAdmin arbore fièrement ses 5 ans d’existence. Permettant d’accéder à une interface complète de gestion via Internet (PHP/MySQL), EPNAdmin est un logiciel modulaire permettant de s’adapter à n’importe quels besoins d’un EPN, qu’ils soient :

- administratifs :

  • gestion du planning d’une salle (possibilité de gestion par poste)
  • gestion de la maintenance
  • gestion des adhésions
  • statistiques détaillées

- techniques :

  • gestion du matériel
  • création / gestion des comptes utilisateurs (courriels, crédits, favoris…)

- pédagogiques :

  • auto-évaluation
  • construction de parcours personnalisés de formation

EPNadmin se démarque des autres logiciels de gestion par sa modularité, sa partie pédagogique et par la facilité de sortie de tableaux de bord (usages déclarés, profils des usagers, activités de l’espace), généralement très appréciés par les financeurs d’EPN.
A noter qu’EPNadmin est un logiciel libre en constante évolution, de par les rapports étroits qu’il entretient avec sa communauté d’utilisateurs. De plus, l’assistance technique est très disponible et les concepteurs sont prompts à faire des présentations à la demande.

http://epnadmin.net

Présentation de Cybermin
(Amaury FRUCHARD – Cyber-espace de Gentilly - 94)

Outil quelque peu similaire à EPNAdmin, il permet une gestion via Internet (PHP/MySQL) des adhérents, du parc informatique et des interventions, la communication avec les usagers et des statistiques avancées. Cet outil a été développé en logiciel libre spécialement pour le Cyber-espace de Gentilly et sortira bientôt en version 2.0.
Cybermin vise avant tout à une gestion administrative de l’espace évitant au gestionnaire tout « bricolage » avec des fichiers de tableur ou de base de données. Dores-et-déjà, une version 2.0 beta est disponible à la demande.

http://www.cybermin.org/

Besoins couverts et non couverts

L’après-midi, un débat avec tous les participants a permis de soulever les besoins couverts et non-couverts en terme de gestion par les logiciels présentés le matin ou existants par ailleurs.

Ces domaines pouvaient relever de l’administration, de la pédagogie, de la technique et de l’évaluation (ou statistique). Partageant les participants en deux groupes ayant pour objectif de répondre à deux thématiques, des réflexions ont pu être soulevées pour chacun des domaines précités. Les voici (en vrac) :

Domaine administratif

Besoins couverts
Besoins non couverts
- planning, flux, accès aux ressources et machines
- inscriptions, gestion des crédits
- fonds
- impression (confidentialité, source de conflits)
- temps à consacrer à demandes ponctuelles
- stockage de données et conservation des logs

Domaine pédagogique

Besoins couverts
Besoins non couverts
- repérage des besoins en formation de manière informelle (pas forcément besoin d’outils)
- échange de scenarii pédagogiques
- outil pour mise en commun / repérage des compétences (pôles d’excellence) comme cela existe sur le portail cyber-base
- certains logiciels propriétaires existent mais sont peu adaptés aux besoins des EPN

Domaine technique

Besoins couverts
Besoins non couverts
- sessions utilisateurs : l’humain doit quand même prévaloir sur la technique ("monitoring" peu adapté)
- restrictions (proxy, listes blanches et noires) dictées par le règlement, le fonctionnement interne
- conservation des logs (flou juridique notamment sur les données à conserver)
- authentification sous session (rapport moyens/temps/bénéfice)
- des solutions qui se complètent mais pas de solution globale

Domaine évaluatif

Une réflexion préalable a été engagée sur les publics intéressés par ce domaine.
les non usagers : découverte des services, du lieu,
les usagers : acquérir des compétences, être à l’écoute, feedback,
les animateurs : clefs pour programmer, faire évoluer les réponses, rendre des comptes, feedback,
les responsables : communiquer sur l’activité, les usagers,
les élus : connaître les services, évaluer les coûts et les bénéfices.

Besoins couverts
Besoins non couverts
- données qualitatives et quantitatives (il existe toutefois un besoin d’unifier les indicateurs, les terminologies)
- observation / émergence usages (finalité et pratique)
- parfois peu formalisés : l’évaluation des activités proposées

Pour conclure, Fabien LAMBERT a félicité l’ensemble des participants pour les nombreuses questions intéressantes soulevées l’après-midi. Ces dernières alimenteront certainement les futures réflexions des concepteurs de logiciels de gestion d’EPN, très attachés à la remontée des besoins utilisateurs.

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